Business Lodge - twiinworkspace

Business Lodge è un piccolo operatore regionale di spazi di lavoro flessibili che gestisce cinque spazi di lavoro in due sedi a Bury e Stoke. Il suo core business sono gli uffici privati e le sale riunioni. Precedentemente parte dei gruppi MWB e Regus, l'azienda è indipendente da otto anni. L'azienda è guidata dall'amministratore delegato Kate Holt, che ha una grande esperienza nel settore. Pertanto, quando si è trattato di scegliere una soluzione software per la gestione degli spazi di lavoro per l'azienda, sapeva esattamente cosa voleva.

Abbiamo bisogno di un software di gestione dello spazio di lavoro per gestire il nostro spazio?

Business Lodge era tipica di molti piccoli operatori di spazi di lavoro flessibili che si affidano a fogli di calcolo e agende cartacee per gestire i loro spazi di lavoro flessibili ed erano reticenti ad abbandonare un sistema che ritenevano funzionante e con cui si sentivano a proprio agio. Dopo un incontro casuale con il team di technologywithin del FlexSA Conferenza, Kate ha deciso di andare avanti con la sua ricerca di un spazio di lavoro soluzione software di gestione.

Alla ricerca della soluzione giusta

"Abbiamo pensato a lungo a cosa scegliere e abbiamo esaminato diverse offerte sul mercato", racconta Kate. "Sono orientata ai dettagli e avevo un milione di domande per il team di vendita. Volevo essere sicura che dal punto di vista operativo fosse il prodotto giusto e che producesse le giuste analisi. Inoltre, non volevo che fosse pesante per il team".

Ciò che ha colpito Kate e il suo team è stata l'efficacia con cui sono stati presentati i vantaggi di twiinworkspace: "Le dimostrazioni ci hanno fatto vendere il prodotto; il modo in cui è fluito, il modo in cui tutto è stato messo insieme; vedere come il lead del cliente si è mosso attraverso la pipeline".

La soluzione twiinworkspace

twiinworkspaceè un pacchetto software di gestione dello spazio di lavoro che riunisce e semplifica tutte le attività di gestione di uno spazio di lavoro. Si compone di tre moduli, che consentono ai clienti di scegliere solo l'elemento centrale di twiinworkspace, oppure di aggiungere twiinsaleso twiinportal.

gemellolo spazio di lavoro supporta la quotidianità spazio di lavoro attività di gestione, come la creazione di licenze, la firma e l'archiviazione online; gestione della fatturazione, integrazioni con i software di contabilità dei clienti; prenotazione di sale riunioni e creazione e fatturazione di servizi ad hoc.

twiinsalesgestisce i contatti provenienti da più fonti, dall'impostazione iniziale alla firma della licenza, in un'unica visualizzazione della pipeline.

twiinportaloffre agli utenti finali il controllo dei propri servizi, con l'accesso ai contratti di licenza e la possibilità di prenotare direttamente le sale riunioni.

Risparmiare tempo e creare efficienza gestionale

La complessità e il tempo necessario per eseguire la fatturazione di fine mese sono una lamentela comune di chi gestisce spazi di lavoro senza il beneficio di un software di gestione. "Ero nervosa per la prima fatturazione, ma non c'è stato alcun problema", afferma Kate. Ci fa risparmiare tempo sulla fatturazione. 100%. Prima avevamo tre giorni di tempo per completare la fine del mese, ora questo riduce enormemente i tempi perché tutte le nostre licenze sono salvate su twiinworkspace. Prima dovevo controllare ogni licenza per assicurarmi che la cifra fatturata fosse corretta. Ora, una volta approvata la licenza, approvo la fatturazione per 12 mesi, riducendo così enormemente il margine di errore nella fatturazione. E questo da parte di un'azienda che avrebbe detto che la nostra accuratezza di fatturazione era piuttosto buona. Quindi, se state mettendo in dubbio l'accuratezza della vostra fatturazione, questa soluzione farà davvero un'immensa differenza".

Crescita dei ricavi delle sale riunioni

Kate è convinta che twiinworkspaceabbia aumentato le entrate del Business Lodge grazie alle otto sale riunioni presenti. "In alcuni mesi abbiamo raddoppiato, se non triplicato, i ricavi delle nostre sale riunioni. Credo che questo sia dovuto al fatto che non abbiamo perso nessuna prenotazione: prima usavamo un foglio di calcolo e un'agenda cartacea, ma direi che la nostra registrazione e precisione erano piuttosto buone. È anche dovuto al fatto che è più facile prenotare e che i clienti non chiedono più sconti, perché il prezzo è preimpostato nel sistema".

Presto aggiungeranno l'ultimo modulo di twiinworkspace- twiinportal- che consentirà ai clienti di autogestirsi, compresa la prenotazione online delle sale riunioni. Kate si aspetta che questo aumenti ulteriormente le prenotazioni delle sale riunioni, con la visibilità della disponibilità e migliorando la soddisfazione dei clienti.

Tutto in un unico posto: nessun singolo punto di guasto.

Gli spazi di lavoro sono generalmente gestiti da piccoli team, ma la mancanza di comunicazione può causare problemi. "In quanto team di piccole dimensioni, apprezziamo molto anche il fatto che riduce il rischio che una persona possa rappresentare un singolo punto di errore. Quando il membro del nostro team responsabile della fatturazione era fuori servizio questo mese, tutte le informazioni di cui avevamo bisogno erano in un unico posto ed era semplice gestirle. Lo stesso vale per la gestione dei lead. Se qualcuno è assente e ricevo una richiesta, mi basta accedere a twiinsalesper vedere esattamente a che punto siamo con quel lead".

Il risultato

Da primo utente di un software di gestione dello spazio di lavoro a sostenitore in un solo anno: questo è ciò che chiamiamo successo!

Se non avete ancora fatto il salto nella gestione del vostro spazio di lavoro con un software gestionale, twiinworkspaceè il prodotto perfetto per la gestione dello spazio di lavoro flessibile, che garantisce una gestione efficiente di uffici privati, scrivanie e spazi per sale riunioni, dalla vendita alla fatturazione mensile. Per saperne di più, cliccate qui.

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