Business Lodge is een kleine regionale exploitant van flexibele werkplekken, die vijf werkplekken beheert, verspreid over twee locaties in Bury en Stoke. Hun kernactiviteiten zijn privékantoren en vergaderruimten. Het bedrijf maakte vroeger deel uit van de MWB- en Regus-groepen, maar is nu acht jaar onafhankelijk. Het bedrijf wordt geleid door Managing Director Kate Holt, die zeer ervaren is in de sector. Dus toen ze een softwareoplossing voor werkplekbeheer moest kiezen, wist ze precies wat ze wilde.
Hebben we software voor werkplekbeheer nodig om onze ruimte te beheren?
Business Lodge was typerend voor veel kleinere exploitanten van flexibele werkplekken die vertrouwen op spreadsheets en papieren agenda's om hun flexibele werkplekken te beheren en terughoudend waren om af te stappen van een systeem waarvan ze vonden dat het werkte en waar ze zich prettig bij voelden. Na een toevallige ontmoeting met het technologywithin team van de FlexSA Conferentie besloot Kate verder te gaan met haar zoektocht naar een werkruimte management software oplossing.
Op zoek naar de juiste oplossing
"We hebben lang nagedacht over wat we zouden kiezen en we hebben verschillende aanbiedingen op de markt bekeken," zegt Kate. "Ik ben detailgericht en had een miljoen vragen voor het verkoopteam. Ik wilde er zeker van zijn dat het operationeel het juiste product was en dat het de juiste analyses zou opleveren. Bovendien wilde ik niet dat het omslachtig zou zijn voor het team."
Wat voor Kate en haar team opviel, was hoe effectief de voordelen van twiinworkspacewerden gepresenteerd: "De demo's verkochten het product voor ons; de manier waarop het stroomde, de manier waarop alles samenkwam; zien hoe de klant lead door de pijplijn bewoog."
De twiinworkspace-oplossing
twiinworkspaceis een softwarepakket voor het beheer van werkruimten dat alle taken voor het beheer van een werkruimte samenbrengt en vereenvoudigt. Het bestaat uit drie modules, zodat klanten kunnen kiezen voor alleen het kernelement twiinworkspace, of twiinsalesof twiinportalkunnen toevoegen.
twiinwerkruimte ondersteunt de dagelijkse werkruimte beheertaken, zoals het aanmaken van licenties, online ondertekenen en opslaan; factureringsbeheer, integraties met software voor klantenrekeningen; het boeken van vergaderruimtes en het aanmaken en factureren van ad-hocdiensten.
twiinsalesbeheert leads uit meerdere bronnen, van de eerste opzet tot de ondertekening van de licentie, in één overzichtelijke pijplijn.
twiinportalbiedt eindgebruikers controle over hun diensten, met toegang tot licentieovereenkomsten en de mogelijkheid om direct vergaderruimtes te boeken.
Tijd besparen en efficiënt beheer
De complexiteit en de tijd die het kost om de facturering aan het einde van de maand uit te voeren, is een veelgehoorde klacht van mensen die werkplekken beheren zonder het voordeel van beheersoftware. "Ik was nerveus voor de eerste facturering, maar het verliep naadloos", zegt Kate." Het bespaart ons tijd bij het factureren. 100%. Voorheen dachten we aan drie dagen om de maandafsluiting af te ronden, nu scheelt dat enorm omdat al onze licenties zijn opgeslagen in twiinworkspace. Vroeger moest ik ze allemaal controleren om er zeker van te zijn dat het gefactureerde bedrag correct was. Nu, zodra ik de licentie goedkeur, keur ik de facturering voor 12 maanden goed, dus het vermindert de foutmarge bij de facturering enorm. En dat komt van een bedrijf dat zou hebben gezegd dat onze factureringsnauwkeurigheid vrij goed was. Dus als je twijfelt aan de nauwkeurigheid van je facturering, dan zal dit echt een enorm verschil maken."
Groei in inkomsten uit vergaderzalen
Kate is heel duidelijk over het feit dat twiinworkspacede inkomsten van Business Lodge uit de acht vergaderzalen op het terrein heeft doen toenemen. "We hebben onze inkomsten uit vergaderzalen in sommige maanden verdubbeld, zo niet verdrievoudigd. Ik denk dat dit te danken is aan het feit dat we geen boekingen mislopen - voorheen gebruikten we een spreadsheet en een papieren agenda, maar ik zou zeggen dat onze logging en nauwkeurigheid vrij goed was. Het is ook te danken aan het feit dat het makkelijker is om te boeken en dat klanten niet langer om kortingen vragen, omdat de prijs vooraf in het systeem is ingesteld."
Binnenkort voegen ze de laatste twiinworkspace-moduletoe - twiinportal- waarmee hun klanten zichzelf kunnen beheren, inclusief het online boeken van vergaderruimtes. Kate verwacht dat dit het boeken van vergaderruimtes verder zal doen toenemen, met zichtbaarheid van beschikbaarheid en een betere klanttevredenheid.
Alles op één plek betekent geen enkel storingspunt
Workspaces worden vaak gerund door kleine teams, maar een gebrek aan communicatie kan tot problemen leiden. "Als klein team waarderen we ook hoe het ons risico verkleint dat één persoon een single point of failure is. Toen ons teamlid dat verantwoordelijk is voor de facturering deze maand afwezig was, betekende dit dat alle informatie die we nodig hadden op één plek stond en eenvoudig kon worden uitgevoerd. Hetzelfde geldt voor leadbeheer. Als iemand afwezig is en ik krijg een aanvraag, log ik gewoon in op twiinsalesen kan ik precies zien waar we staan met die lead."
De uitkomst
Van eerste gebruiker van software voor werkplekbeheer tot voorstander in slechts een jaar; dat is wat wij een succes noemen!
Als u de sprong naar het beheren van uw werkruimte met beheersoftware nog moet maken, is twiinworkspacehet perfecte product voor het beheer van flexibele werkruimten, dat zorgt voor een efficiënt beheer van privékantoren, bureaus en vergaderruimten, van de verkoopaanleiding tot de maandelijkse facturering. Lees hier meer .
We werken samen met flexoperators en commerciële verhuurders om hun ruimtes tot leven te brengen door connectiviteit en werkplekbeheeroplossingen te bieden die groei opleveren. We werken met een breed scala aan klanten, van kleine coworking-ruimtes tot grote exploitanten met meerdere vestigingen.
Ons ethos is om gemakkelijk zaken te doen. Onze klanten kiezen niet alleen voor ons vanwege onze geavanceerde technologie. Onze service is vriendelijk, authentiek en persoonlijk. We zijn hun vertrouwde technische adviseurs die luisteren, vragen stellen en onze kennis duidelijk overbrengen. We genieten van de uitdaging om elke dag aan de behoeften van onze klanten te voldoen - om ze gelukkig te maken.