Business Lodge es un pequeño operador regional de espacios de trabajo flexibles que gestiona cinco espacios de trabajo repartidos en dos centros en Bury y Stoke. Su actividad principal son las oficinas privadas y las salas de reuniones. La empresa, que anteriormente formaba parte de los grupos MWB y Regus, es independiente desde hace ocho años. La empresa está dirigida por su Directora Gerente, Kate Holt, que cuenta con una gran experiencia en el sector. Por eso, a la hora de elegir una solución de software de gestión de espacios de trabajo para la empresa, sabía exactamente lo que quería.
¿Necesitamos un software de gestión del espacio de trabajo para gestionar nuestro espacio?
Business Lodge era el caso típico de muchos pequeños operadores de espacios de trabajo flexibles que dependen de hojas de cálculo y agendas en papel para gestionar su espacio de trabajo flexible y se mostraban reticentes a abandonar un sistema que consideraban que funcionaba y con el que se sentían cómodos. Tras un encuentro casual con el equipo de tecnología interna del FlexSA Conferencia, Kate decidió seguir adelante con su búsqueda de un espacio de trabajo solución de software de gestión.
En busca de la solución adecuada
"Estuvimos pensando mucho tiempo en qué elegir y miramos varias ofertas del mercado", dice Kate. "Soy muy detallista y tenía un millón de preguntas para el equipo de ventas. Quería asegurarme de que, desde el punto de vista operativo, era el producto adecuado y de que producía los análisis correctos. Además, no quería que fuera engorroso para el equipo".
Para Kate y su equipo, lo más destacado fue la eficacia con la que se presentaron las ventajas de twiinworkspace: "Las demostraciones nos convencieron del producto; la forma en que fluía, la manera en que todo encajaba; ver cómo el cliente potencial avanzaba por el proceso".
La solución twiinworkspace
twiinworkspacees un paquete de software de gestión de espacios de trabajo que reúne y simplifica todas las tareas para gestionar un espacio de trabajo. Se compone de tres módulos, que permiten a los clientes elegir solo el elemento central de twiinworkspace, o añadir twiinsaleso twiinportal.
twiinel espacio de trabajo apoya el día a día espacio de trabajo tareas de gestión, como creación de licencias, firma y almacenamiento en línea; gestión de facturación, integraciones con software de contabilidad de clientes; reserva de salas de reuniones y creación y facturación de servicios ad hoc.
twiinsalesgestiona los clientes potenciales procedentes de múltiples fuentes, desde la configuración inicial hasta la firma de la licencia, en una única vista.
twiinportalofrece a los usuarios finales el control de sus servicios, con acceso a los acuerdos de licencia y la posibilidad de reservar salas de reuniones directamente.
Ahorro de tiempo y eficacia en la gestión
La complejidad y el tiempo que lleva facturar a final de mes es una queja habitual de quienes gestionan espacios de trabajo sin las ventajas de un software de gestión. "Estaba nerviosa por la primera facturación, pero no hubo problemas", dice Kate. Nos ahorra tiempo en la facturación. 100%. Antes tardábamos tres días en llegar a final de mes, ahora lo hemos reducido muchísimo porque todas nuestras licencias se guardan en twiinworkspace. Antes tenía que comprobar cada una de ellas para asegurarme de que la cifra facturada era correcta. Ahora, una vez que apruebo la licencia, estoy aprobando la facturación para 12 meses, por lo que se reduce enormemente el margen de error en la facturación. Y esto lo dice una empresa que habría dicho que nuestra precisión en la facturación era bastante buena. Así que, si estás cuestionando la exactitud de tu facturación, esto marcará una diferencia inmensa".
Crecimiento de los ingresos por salas de reuniones
Kate tiene muy claro que twiinworkspaceha aumentado los ingresos de Business Lodge procedentes de las ocho salas de reuniones de las instalaciones. "Hemos duplicado, si no triplicado, los ingresos de nuestras salas de reuniones en algunos meses. Antes utilizábamos una hoja de cálculo y una agenda en papel, pero yo diría que nuestro registro y precisión eran bastante buenos. También se debe a que facilita las reservas y evita que los clientes pidan descuentos, porque el precio está preestablecido en el sistema".
Pronto añadirán el último módulo de twiinworkspace, twiinportal, que permitirá a sus clientes autogestionarse, incluida la reserva online de salas de reuniones. Kate espera que esto aumente aún más la reserva de salas de reuniones, con visibilidad de la disponibilidad, y mejore la satisfacción de los clientes.
Todo en el mismo sitio, sin un solo punto de fallo
Los espacios de trabajo suelen estar gestionados por equipos pequeños, pero la falta de comunicación puede acarrear problemas. "Como equipo pequeño, también apreciamos mucho cómo reduce el riesgo de que una sola persona sea un punto único de fallo. Cuando el miembro de nuestro equipo responsable de la facturación se ausentó este mes, toda la información que necesitábamos estaba en un solo lugar y era fácil de gestionar. Lo mismo ocurre con la gestión de clientes potenciales. Si alguien está de baja y recibo una consulta, sólo tengo que entrar en twiinsalesy puedo ver exactamente en qué punto estamos con ese cliente potencial".
El resultado
De primer usuario de software de gestión del espacio de trabajo a defensor en sólo un año; ¡eso es lo que llamamos un éxito!
Si aún no ha dado el salto a la gestión de su espacio de trabajo con un software de gestión, twiinworkspacees el producto de gestión de espacios de trabajo perfecto para los espacios de trabajo flexibles, ya que garantiza una gestión eficaz de los despachos privados, las mesas de trabajo y el espacio de las salas de reuniones, desde la venta hasta la facturación mensual. Obtenga más información aquí.
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